POLÍTICA DE PRIVACIDADE – CARTORIO DE REGISTRO DE IMOVEIS DE MONTE CARMELO – MG – VERSÃO 3.0

A presente Política de Privacidade foi constituída em plena conformidade com a legislação e os provimentos vigentes, destinados à mais adequada coleta, manuseio, armazenamento e descarte de dados pessoais. Em especial, observando-se as adequações da Lei 13.709/2018 (LGDP) e dos Provimentos nº 74 e 149 do CNJ assim como demais legislações anexas pertinentes.

INFORMAÇÕES GERAIS

Os Cartórios de Registro de Imóveis desempenham serviços de natureza pública, delegados à função particular, nos termos das Lei 8.935/94, possuindo competência privativa para efetuar averbações e registros de imóveis nos diversos ambos previstos na legislação.

Observando-se o imenso fluxo de dados pessoais e documentos com que o Cartório de Registro de Imóveis de Monte Carmelo – MG lida, em virtude de suas atribuições, faz-se imprescindível o estrito cumprimento da presente Política de Privacidade, bem como do Regimento Interno da serventia, em evidente adequação à legislação vigente. Cumpre-se asseverar que os princípios de Publicidade e Transparência que orientam a prestação de serviços precipuamente públicos não se sobrepõem ao dever de cuidado e preservação de dados pessoais recebidos, manipulados, tratados e armazenados, motivo pelo qual esta Serventia estabelece todos os procedimentos e normativas destinados à preservação dos Direitos da Personalidade de todos os envolvidos.

A presente Política de Privacidade busca estabelecer e assentar as informações, valores e procedimentos que orientam a mais adequada atuação serventia, primando pela segurança, prevenção, confidencialidade, adequação e necessidade na coleta, tratamento e armazenamento de dados de quaisquer clientes, colaboradores, fornecedores e terceiros.

Para melhor compreensão deste documento, nesta Política de Privacidade, consideram-se:

• Agentes de tratamento:

  O controlador e o operador.

• Anonimização:

  Utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo.

• Autoridade Nacional:

  Órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento desta Lei em todo o território nacional.

• Banco de Dados:

  Conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico.

• Consentimento:

  Manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.

• Controlador:

  Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

• Dado Anonimizado:

  Dado relativo a um titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.

• Dado Pessoal:

  Informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável.

• Dado Pessoal Sensível:

  Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

• Encarregado:

  Pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

• Operador:

  Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.

• Órgão de Pesquisa:

  Órgão ou entidade da administração pública direta ou indireta ou pessoa jurídica de direito privado sem fins lucrativos, legalmente constituída sob as leis brasileiras e com sede e foro no País, que inclua em sua missão institucional ou em seu objetivo social ou estatutário a pesquisa básica ou aplicada de caráter histórico, científico, tecnológico ou estatístico.

• Titular:

  Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.

• Transferência Internacional de Dados:

  Transferência de dados pessoais para país estrangeiro ou organismo internacional do qual o país seja membro.

• Tratamento:

  Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

• Uso Compartilhado de Dados:

  Comunicação, difusão, transferência internacional, interconexão de dados pessoais ou tratamento compartilhado de bancos de dados pessoais por órgãos e entidades públicos no cumprimento de suas competências legais, ou entre esses e entes privados, reciprocamente, com autorização específica, para uma ou mais modalidades de tratamento permitidas por esses entes públicos, ou entre entes privados.

QUAIS INFORMAÇÕES E DADOS SÃO COLETADOS?

Para o devido desempenho das atividades delegadas pelo Poder Público, acima discriminadas, o Cartório de Registro de Imóveis de Monte Carmelo – MG possui legítima demanda e autorização para acesso a informações cadastrais, pessoais ou de conteúdo sensível, provenientes de seus clientes, colaboradores, fornecedores ou de terceiros interessados, sem a necessidade de consentimento por escrito, em observação ao Art. 7º, III da Lei Geral de Proteção de Dados.

Poderão ser coletados:

1. Nome Completo;
2. Cpf, Registro Geral e número de carteiras de motorista;
3. Endereço;
4. Telefone;
5. E-mail;

Excepcionalmente, ainda:

6. Demais informações que sejam indispensáveis para a prática do ato cartorário solicitado, em plena observância às competências atribuídas pela lei.
7. Cabe neste item abordar que alguns documentos passíveis de registro podem incluir em seu corpo informações pessoais que podem ou não ser sensíveis, para os quais o operador de dados não consegue prever a existência destas informações sensíveis antes da entrada do referido título no apontamento. Neste caso os títulos são integralmente considerados como sensíveis para todos os efeitos, tomando-se um tratamento diferenciado em seu processamento, tratamento e arquivamento.

Cumpre-se assegurar que o tratamento dos dados coletados seguirá os princípios definidos pela Lei Geral de Proteção de Dados e Pelo provimento 149 do Conselho Nacional de Justiça (sobre o tema), em especial, os princípios de Finalidade, Adequação, Necessidade e Segurança, promovendo o tratamento específico e seguro, conforme necessário e adequado, destinado ao melhor desempenho das atividades cartorárias e ao cumprimento do dever legal de seus responsáveis.

PROCEDIMENTOS DE SEGURANÇA

Em prol do armazenamento seguro e o tratamento das informações e dados coletados, sobretudo os dados sensíveis, o Cartório de Registro de Imóveis de Monte Carmelo – MG adota todos os procedimentos determinados e recomendados pela legislação vigente, com o devido mapeamento dos fluxos de dados e categorização conforme seu nível de relevância, a estrita observância às normas e boas práticas relativas à proteção de dados pessoais, bem como o desenvolvimento de planos de resposta a incidentes e remediação.

Ainda, adota-se os seguintes critérios:

1.RESTRIÇÃO DO ACESSO AOS DADOS COLETADOS

O acesso aos dados pessoais coletados e tratados pelo cartório é limitado às necessidades e atividades prestadas em cada setor, sendo vedado o compartilhamento de dados e documentos pelos colaboradores, se o mesmo não ocorrer em prol do exercício dos ofícios respectivos.

Há portanto, o estrito cumprimento de uma hierarquia, ainda que seja facultado aos cidadãos, em função do princípio da Publicidade, solicitar informações inerentes aos atos públicos desempenhados pela Serventia.

Apesar da faculdade dos cidadãos em geral solicitarem o acesso, somente poderá ocorrer a concessão em caso de não violação de direitos dos titulares, preservando-se, sobretudo, os dados pessoais íntimos e sensíveis os quais somente serão fornecidos aos próprios titulares dos dados ou mediante determinação judicial expressa.

2.COMPARTILHAMENTO RESTRITO DOS DADOS COLETADOS

Em função do desempenho de serviços públicos por delegação, o Cartório de registro de imóveis submete-se aos princípios da de Registros Públicos vigente e da legislação administrativa vigente, sendo necessário o compartilhamento de dados coletados com o Poder Público, nos termos do Art. 23 da Lei Geral de Proteção de Dados.

Ainda, poderá ocorrer o compartilhamento de dados com cidadãos requisitantes, em virtude de requerimento apresentado por escrito e concedido pelo Tabelião responsável, desde que não afete a preservação de dados íntimos e sensíveis. Como afirmado anteriormente, dados íntimos e sensíveis são fornecidos em via de exceção ao próprio titular ou por meio de decisão judicial expressa.

Não haverá, em qualquer hipótese, o compartilhamento de dados se não para o exercício das funções e atividades do Registro de Imóveis, bem como para a adequada vinculação aos princípios das Administração Pública, sendo vedado qualquer compartilhamento de dados como objeto de venda, para fins de marketing, publicidade, etc.

3.RASTREABILIDADE

O mapeamento dos fluxos de dados assegura a rastreabilidade dos dados desde sua coleta (input) até o devido descarte, tanto para documentos físicos quanto para os sistemas que compõem os bancos de dados virtuais, sendo monitorado:

- o acesso aos arquivos físicos, mediante assinatura de protocolo interno, com as informações do colaborador requisitante;

- o acesso a todo ambiente virtual, sistemas, computadores, softwares e dispositivos móveis desta Serventia por parte de seus colaboradores, com registro do usuário, das abas e recursos por ele acessados, bem como os horários de acesso;

Para além do acesso por parte de colaboradores, o Operador exige, em toda situação, o preenchimento de requerimentos por escrito, com a devida identificação dos requisitantes de informações para a concessão de acesso a dados de terceiros.

Objetiva-se, com a adoção destas medidas, a melhor preservação dos dados coletados, tratados e armazenados, enaltecendo a responsabilidade desta serventia e a responsabilidade pessoal de seus funcionários, desestimulando incidentes e assegurando a redução de riscos.

4.SISTEMAS DE SEGURANÇA

O Cartório de Registro de imóveis de Monte Carmelo – MG utiliza dos mais tecnológicos recursos e sistemas para a composição de seus bancos de dados, cadastros e registros procedimentais, primando, sobretudo, pela maior segurança possível às informações e dados coletados. Atende a serventia a todos os parâmetros do provimento CNJ nº 74/2018 (o qual Dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências)

Utiliza, para tanto, de:

- antivírus em licença paga, com firewalls, recursos de criptografia avançada e escaneamento full time de todos os dispositivos que compõem o ambiente virtual;

- programação e alteração sistemática de senhas a cada 90 (noventa) dias.

Ainda, o Cartório de Registro de Imóveis de Monte Carmelo – MG conta com uma equipe responsável pela Gestão e Tecnologia da Informação, para fins de resolução pontual de problemas relacionados à utilização dos dispositivos e sistemas, à plena manutenção da segurança e o treinamento dos colaboradores.

POR QUANTO TEMPO OS DADOS COLETADOS SERÃO ARMAZENADOS?

Em observância à legislação vigente, sobretudo às determinações da Lei Geral de Proteção de Dados, definiu-se os seguintes prazos de armazenamento:

1. Informações e Dados de Funcionários e Colaboradores: serão armazenados enquanto perdurar o contrato de trabalho, estendendo-se por no máximo 20 (vinte) anos a partir de eventual desligamento. O prazo em questão destina-se à proteção da Serventia frente a eventuais litígios trabalhistas, processos administrativos ou judiciais.
2. Documentos, Livros, Atos, Papéis e Registros inerentes às atividades prestadas pela Serventia deverão ser armazenados e conservados indefinidamente, em razão do Art. 25 da Lei de Registros Públicos;
3. Currículos de Candidatos não selecionados: Os currículos de candidatos não selecionados serão armazenados pelo prazo máximo de 30 dias, contados a partir da data de recepção pela Serventia, mediante exclusão dos sistemas, em caso de envio digital, ou incinerados, em caso de currículo em formato físico.
4. Demais informações e dados pessoais coletados de terceiros, para fins de formalização de parcerias comerciais ou aquisição de produtos e serviços serão armazenados por prazo indeterminado, para fins proteção desta Serventia frente a eventuais litígios administrativos ou judiciais de qualquer natureza.

O respectivo monitoramento de prazos será efetuado em conjunto pelos departamentos responsáveis pela utilização dos dados, em conjunto ao Tabelião responsável e ao Departamento de Tecnologia da Informação.

PRINCÍPIOS QUE ORIENTAM O TRATAMENTO DOS DADOS COLETADOS

Esta Política de Privacidade foi elaborada em conformidade com a Lei Federal nº 12.965 de 23 de abril de 2014 (Marco Civil da Internet) e com a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

A serventia se compromete a cumprir as normas previstas na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e a respeitar os princípios dispostos no Art. 6º de tal norma:

1. Finalidade: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;
2. Adequação: compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento;
3. Necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados;
4. Livre acesso: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;
5. Qualidade dos dados: garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;
6. Transparência: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial;
7. Segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
8. Prevenção: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;
9. Não discriminação: impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;
10. Responsabilização e prestação de contas: demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas

Em específico entendemos como fundamental adentrarmos na forma de aplicação de alguns destes princípios conforme os itens a seguir de forma específica aos serviços prestados:

1.FINALIDADE, ADEQUAÇÃO E NECESSIDADE

A coleta, tratamento e armazenamento dos dados pessoais desta serventia buscará sempre promover a utilização específica, legítima e segura, conforme necessário e adequado, destinado ao melhor desempenho das atividades cartorárias e ao cumprimento do dever legal de seus responsáveis, equilibrando-se as previsões da Lei de Registros Públicos e a legislação civil, em face a Lei Geral de Proteção de Dados e ao Provimento 149/CNJ.

2.IMPARCIALIDADE

O Cartório de Registro de Imóveis de Monte Carmelo – MG orienta-se pelo melhor desempenho das funções delegadas pelo Poder Público, atuando de forma equidistante sobre os interesses dos titulares de dados coletados, até sua devida exclusão.

3.QUALIDADE DOS DADOS E LIVRE ACESSO

O Cartório de Registro de Imóveis de Monte Carmelo – MG assegura o melhor trato sobre os dados pessoais coletados, em alinhamento às demandas legais para exercício das atividades públicas delegadas, priorizando-se a autenticidade, a segurança e a eficácia dos atos jurídicos.

Aos cidadãos em geral é assegurada a prerrogativa de solicitarem a retificação e atualização de dados coletados, averiguados mediante consulta facilitada, conforme o princípio do livre acesso, quanto ao objeto dos dados coletados, suas formas de tratamento e a duração do mesmo.

4.SEGURANÇA E PREVENÇÃO

Os princípios da Segurança e da Prevenção, por sua vez, determinam a primazia da proteção dos dados coletados por esta Serventia, mediante restrição de acesso e hierarquia, tecnologias de segurança informatizada, prevenção de riscos, bem como os demais procedimentos acima relatados, consubstanciados nesta Política de Privacidade e no Regimento Interno da Serventia.

Imprescindível enaltecer que este princípio permite a Serventia e seus respectivos funcionários a recusa motivada de requisições que impliquem em afetação ou violação a dados íntimos ou sensíveis, bem como que ponham em risco a segurança dos bancos de dados.

5.PRINCÍPIO DA NÃO DISCRIMINAÇÃO

O princípio em questão assegura que o Cartório de Registro de Imóveis de Monte Carmelo – MG efetue a coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais sem qualquer manifestação de fins discriminatórios ou abusivos, sendo proibida a inserção de quaisquer afirmações ou informações que atinjam este fim.

DIREITOS DO TITULAR DE DADOS PESSOAIS

O titular de dados pessoais possui os seguintes direitos, conferidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD):

• Direito de confirmação e acesso (Art. 18, incisos I e II): é o direito do titular de dados de obter do serviço a confirmação de que os dados pessoais que lhe digam respeito são ou não objeto de tratamento e, se for esse o caso, o direito de acessar os seus dados pessoais.
• Direito de retificação (Art. 18, inciso III): é o direito de solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Direito à limitação do tratamento dos dados (Art. 18, inciso IV): é o direito do titular de dados de limitar o tratamento de seus dados pessoais, podendo exigir a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
• Direito de oposição (Art. 18, § 2º): é o direito do titular de dados de, a qualquer momento, opor-se ao tratamento de dados por motivos relacionados com a sua situação particular, com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento ou em caso de descumprimento ao disposto na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
• Direito de não ser submetido a decisões automatizadas (Art. 20): o titular dos dados tem direito a solicitar a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados pessoais que afetem seus interesses, incluídas as decisões destinadas a definir o seu perfil pessoal, profissional, de consumo e de crédito ou os aspectos de sua personalidade.

COMO ENTRAR EM CONTATO COM O ENCARREGADO DE PROTEÇÃO DE DADOS DO CARTÓRIO DE REGISTRO DE IMÓVEIS DE MONTE CARMELO – MG?

O encarregado responsável pelos procedimentos de proteção de dados desta Serventia será Sra. Joana Darc Alves da Luz, brasileira, casada, auxiliar financeiro, titular da cédula de identidade RG nº MG: 7.663.147 SSP/MG. CPF: 883.488.736-00, residente e domiciliada na Rua Silvio Cardoso, 59 - bairro Triângulo, Monte Carmelo - MG, 38.500-00., intermediando as relações entre o Registrador Operador, os titulares de quaisquer dados coletados na serventia, por meio do e-mail “rh@cartimoveis.com.br”, assim como o Oficial de Proteção de Dados/Data Protection Oficer (DPO), será o Sr. Silvio Vinhal Barbosa, por meio do e-mail contato silvio@vinhalbarbosa.com, cabendo-o a intermediação com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e demais órgãos reguladores relativos ao presente instrumento. Eventuais dúvidas ou questionamentos poderão ser encaminhados para o e-mail: silvio@vinhalbarbosa.com em cópia para rh@cartimoveis.com.br.

DO DIREITO APLICÁVEL E DO FORO

Em hipótese de eventual judicialização de conflitos provenientes da coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais por esta Serventia, elege-se o foro da comarca de Monte Carmelo – MG como de jurisdição competente.
Monte Carmelo, 20 de janeiro de 2023.